PDF Word Notepad Excel Membuat Kerja Selesai Sangat Cepat

logo kerja cepatPengalaman Sehari Jadi Juragan KPPS termasuk menyebarkan 250 surat pemberitahuan kepada warga. Setiap surat masih harus diisi data, lumayan banyak, menyalin dari berkas berformat .pdf. Ini sungguh gila, waktu tinggal 2 hari. Diketik? Ditulis tangan satu per satu? Dikeroyok rame-rame? Apa akal, maunya sekali kerja beres semua.
 
Yes! Kenapa tidak buat database di Excel, lalu diprint ke surat. Salin teks dari .pdf ke Word, salin dari Word ke Notepad, lalu buka Notepad di Excel, jadi database, lalu print ke surat. Lupa teknik ‘ko-pas’ (copy paste) ini, sudah kuno, tapi ampuh!

  • PDF ke Word — di menu Edit, klik ‘Copy File to Clipboard’ dan paste di Word.
  • Word ke Notepad — kopas lagi.
  • Notepad — sisipkan pembatas antar-data dengan ‘Tab’. Tekan tombol [Tab] di setiap header (tanda kuning). Lakukan juga Tab pada data. Ini memudahkan Excel memilah data untuk setiap kolom.

Hasilnya seperti 3 gambar di bawah,
Adress 2007-all

  • Excel — buka data Notepad di Excel. Muncul dialog menanyakan jenis pembatas (delimiter). Pilih ‘Tab’. Voila! Data terpampang nyata seperti gambar terakhir.
  • Database — berkas Excel menjadi database untuk print data di surat (form).

Berikutnya ‘mail merge’ yaitu proses pengisian data untuk diprint di atas stiker pada surat-menyurat. Word (2007) dipakai untuk print data dengan menu seperti ini.
Mailmerge-Word

  • Select Recipients — klik ‘Use Existing List’; klik berkas Excel database kita tadi.
  • Insert Merge Field — ‘field’ judul heading database tampil. Pilih judul yang datanya ingin diprint dan letakkan di dokumen Word. Kita pilih semua kecuali nomor urut.

Mailmerge-Print
Untuk melihat hasil awal, klik ‘Preview Results’ dari data dengan nomor urut yang tertera di pojok kanan. Horee…! Data siap di print sesuai nomor urut.

Ini di Word, kalau mau print data di atas surat/form bukan Word yang sudah ada kotak isiannya? Sama saja. Masternya tetap Word, pakaikan kotak teks (‘Text Box’) untuk field judul heading. Atur posisi kotak agar saat print data jatuh tepat di kotak isian. Harus coba-coba dulu.

Sukses! Proses perlu 3 jam untuk buat database, sisanya dihabiskan untuk print. Hasilnya? Hehe, ada sedikit miring, ada bergeser sedikit naik, sedikit turun. Apa boleh buat.

Sekarang punya database; pasti mempercepat proses pengisian data entah untuk pemilukada, pilpres (2014!), pembuatan dan pembaharuan ‘ktp’ dan kartu keluarga (kk), dll. di masa mendatang.
 
😀  (cara kuno dipakai karena panik; ada yang (jauh) lebih cepat, tunggu postingnya)
 

Tagged with: , , , , ,
Ditulis dalam Lain-Lain, Wawasan
3 comments on “PDF Word Notepad Excel Membuat Kerja Selesai Sangat Cepat
  1. JNYnita berkata:

    mirip pas pelajaran SMA, tp aku udah lupa, hehehe..

  2. […] ada cara lain tabel di .pdf bisa langsung ke Excel! Sederhana, mudah, jauh lebih cepat dibandingkan melalui Word dan Notepad seperti posting kemarin. Dasar pemalas, maunya serba cepat (dan […]

Silakan komentar, 'like' juga oke

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: